Privacyverklaring voor zakelijke partners krachtens de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (EU 2016/679) ("EU-GDPR") en Algemene Verordening Gegevensbescherming van het Verenigd Koninkrijk ("UK-GDPR") krachtens de Data Protection Act 2018
Deze privacyverklaring is gericht aan personen met wie we een zakelijke relatie hebben, waaronder onze klanten en hun vertegenwoordigers en onze leveranciers en hun vertegenwoordigers (gezamenlijk "zakelijke partners").
Wij zijn een dochteronderneming van Westlake Corporation en waarderen uw interesse in onze producten en diensten. Uw privacy is belangrijk voor ons en we willen dat u onze praktijken met betrekking tot het verzamelen en behandelen van uw persoonsgegevens begrijpt. Deze privacyverklaring beschrijft deze praktijken.
1. Doeleinden van de verwerking en rechtsgrondslag voor de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens van onze (potentiële) zakenpartners en hun vertegenwoordigers voor de volgende doeleinden:
- Identificeren van potentiële zakenpartners (leads) en initiëren van zakenrelaties, inclusief het leggen van het eerste contact met als doel een zakenrelatie op te bouwen
- Identificatie van onze zakelijke partners
- Uitvoering van nalevingsonderzoeken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. controle van sanctielijst)
- Uitvoering van precontractuele maatregelen, waaronder precontractuele communicatie en het opstellen van offertes en kostenramingen
- Het beoordelen van de kredietwaardigheid van onze klanten en het vaststellen en bewaken van de kredietlimieten van onze klanten
- Uitvoering van contracten met onze zakelijke partners, inclusief contractuele communicatie, uitwisseling van diensten, facturering en verwerking van betalingen
- Correcte boekhouding en opslag om te voldoen aan contractuele en wettelijke, met name commerciële en fiscale, opslagverplichtingen
- Doorgeven van informatie aan ons moederbedrijf om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Opslag voor bewijsdoeleinden voor de mogelijke bewering, uitoefening of verdediging van juridische claims
- Het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, inclusief samenwerking met externe advocaten of ondersteuning door andere bedrijven van onze bedrijvengroep
- Samenwerking met externe belastingadviseurs en/of accountants om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Samenwerking met toezichthoudende autoriteiten, rechtbanken en andere overheidsinstanties om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Relatiebeheer, waaronder het contact opnemen met onze zakenpartners voor informatie en het onderhouden van de relatie met onze zakenpartners en het afstemmen van onze diensten op de behoeften en wensen van onze zakenpartners
- Gegevensbescherming conform verwijdering, vernietiging of anonimisering van persoonsgegevens
Afhankelijk van het doel van de verwerking zijn de volgende rechtsgrondslagen van toepassing op gegevensverwerking:
- Art. 6 (1) (b) EU-GDPR/UK-GDPR (uitvoering van contracten met betrokkenen / uitvoering van precontractuele maatregelen)
- Art. 6 (1) (c) EU-GDPR/UK-GDPR (voldoen aan wettelijke verplichtingen)
- Art. 6 (1) (f) EU-GDPR/UK-GDPR (bescherming van legitieme belangen van ons of van derden onder belangenafweging)
- Art. 6 (1) (a) EU-GDPR/UK-GDPR (toestemming)
2. Verwerkte categorieën van persoonsgegevens
We verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, maar uiteraard alleen voor zover noodzakelijk voor de bovenstaande doeleinden:
- Leadgegevens (bijv.: bedrijf, branche, naam, functie en zakelijke contactgegevens van potentiële zakenpartners)
- Stamgegevens (bijv.: bedrijf, branche, registratienummer, btw-identificatienummer en bedrijfsidentificatienummer van zakenpartners)
- Identificatiegegevens (bijv.: gegevens over de uiteindelijke begunstigde van onze zakelijke partners)
- Contactgegevens (bijv.: naam, functie en operationele contactgegevens van de contactpersonen bij onze zakelijke partners)
- Bankgegevens (bijv.: rekeninghouder, bankinstelling, IBAN, BIC van onze zakenpartners)
- Communicatiegegevens (bijv.: inhoud van zakelijke communicatie, omstandigheden van zakelijke communicatie)
- Kredietbeoordelingsgegevens (bijv.: kredietrapporten van kredietbureaus)
- Contractgegevens (bijv.: gegevens uit contractuele documenten)
- Factuurgegevens (bijv.: factuurdatum, factuurbedragen, factuuritems)
- Betalingsgegevens (bijv.: betalingsdatum, betalingsbedragen)
- Loggegevens (bijv.: gegevens uit logbestanden over de zakelijke inhoud van afspraken en vergaderingen)
- Analytische gegevens (bijv.: gegevens uit analyses van de bedrijfsstructuur van bedrijven)
- Enquêtegegevens (bijv.: antwoorden op onze enquêtes voor vrijwillige beoordeling van de zakelijke relatie)
3. De ontvangers van uw persoonsgegevens, inclusief doorgifte naar een derde land
De volgende categorieën ontvangers ontvangen alleen persoonsgegevens van ons voor zover dat nodig is voor de bovengenoemde doeleinden:
- Westlake en Westlake gelieerde ondernemingen. Om te kunnen voldoen aan de behoeften van haar klanten, waaronder veel internationale bedrijven, werken Westlake en haar gelieerde ondernemingen als een matrixorganisatie en kan het nodig zijn informatie uit te wisselen tussen verschillende Westlake ondernemingen, in het bijzonder met Westlake Corporation en Westlake gelieerde ondernemingen in de Verenigde Staten. Deze informatie-uitwisseling wordt gelegitimeerd door modelcontracten welke zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.
In deze kennisgeving verwijzen "Westlake" en "Westlake gelieerde ondernemingen" naar (i) Westlake Corporation (ii) elk bedrijf of partnerschap waarin Westlake Corporation nu of in de toekomst direct of indirect meer dan vijftig procent (50%) van het eigendomsbelang bezit of controleert, stemrecht heeft of haar directeuren of functionele equivalenten benoemt ("gelieerde onderneming"), of elke joint venture waarin Westlake Corporation of een gelieerde onderneming van Westlake de dagelijkse operationele controle heeft.
- Bedrijven en dienstverleners die met ons samenwerken buiten onze ondernemingsgroep
- Dienstverlener voor identificatie
- Dienstverlener voor verzending
- Dienstverlener voor facturering en betalingsverwerking
- Boekhoudkundige dienstverlener
- Dienstverlener voor archivering
- Dienstverlener voor afvalverwijdering, inclusief archiefvernietiging
- Dienstverlener van enquêtes
- Dienstverlener voor het verkrijgen van digitale handtekeningen
- Kredietbureaus
- Rechtbanken
- Advocaten
- Belastingadviseur
- Accountant
- Regelgevende instanties en andere openbare organen
4. Overdracht van uw persoonsgegevens naar een derde land
Zoals uitgelegd in par. 3, werken Westlake en haar gelieerde ondernemingen volgens een matrixorganisatiestructuur waarbij van werknemers wordt verwacht dat ze voor operationele en andere bedrijfsdoeleinden coördineren en samenwerken met collega's, managers en senior leidinggevenden op internationale locaties. Wij zijn contractuele verplichtingen aangegaan met Westlake Corporation en gelieerde ondernemingen van Westlake om uw persoonsgegevens te beveiligen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wij, Westlake en aan Westlake gelieerde ondernemingen, zetten ons in voor het handhaven van strikte privacy- en beveiligingspraktijken.
Er is geen adequaatheidsbesluit van de EU-Commissie in de zin van EU-GDPR en UK-GDPR voor de doorgifte van persoonsgegevens aan Westlake of aan Westlake gelieerde ondernemingen in de VS. Op deze doorgifte van persoonsgegevens aan Westlake en haar gelieerde ondernemingen in de VS zijn modelcontracten van toepassing krachtens EU-GDPR en UK-GDPR. Een kopie van de modelcontracten is verkrijgbaar via [email protected].
5. Wijze van verwerking
De verwerking van uw persoonsgegevens wordt uitgevoerd met geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde middelen, zowel in digitale vorm als op papier, altijd met inachtneming van de regels voor vertrouwelijkheid en veiligheid zoals bepaald in de EU-GDPR en UK-GDPR en in andere geldende wetgeving. Uw persoonsgegevens kunnen in het kader van deze privacyverklaring worden verwerkt door specifiek daartoe bevoegde personen (natuurlijke en/of rechtspersonen), zoals onze werknemers.
6. Bewaarperiode gegevens
In principe bewaren we persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de bovengenoemde doelen te bereiken. Afhankelijk van het soort gegevens kunnen er wettelijke bewaarplichten zijn die het noodzakelijk maken om de gegevens te bewaren, zelfs als het feitelijke verwerkingsdoel waarvoor we de gegevens hebben verzameld al is vervuld.
7. Uw rechten
Uw gegevens worden rechtmatig, eerlijk en transparant verwerkt. Op elk moment kunt u, als betrokkene, de volgende rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek te sturen naar uw Westlake-contactpersoon of naar [email protected]: recht op toegang (Art. 15, EU-GDPR/UK-GDPR), recht op rectificatie (Art. 16, EU-GDPR/UK-GDPR), recht op wissen - ook bekend als "recht om vergeten te worden" (Art. 17, EU-GDPR/UK-GDPR), recht op beperking van de verwerking (Art, 18, EU-GDPR/UK-GDPR), recht op gegevensportabiliteit (Art. 20, EU-GDPR/UK-GDPR), recht op bezwaar (Art. 21, EU-GDPR/UK-GDPR), recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering (Art. 22, EU-GDPR/UK-GDPR), recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (Art. 77, EU-GDPR/UK-GDPR). U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.
Om uw wettelijk beschermde privacyrechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Westlake of een e-mail sturen naar het volgende adres: [email protected].