個人情報の取り扱いに関する声明および同意書
Westlake Akishima株式会社のお取引先様へ
本プライバシー・ステートメントは、当社の顧客およびその代理人、当社のサプライヤーおよびその代理人（以下、総称して「ビジネス・パートナー」といいます）を含む、当社と取引関係にある個人を対象としています。
当社はWestlake Corporationの関連会社であり、当社の製品およびサービスにご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。お客様のプライバシーは当社にとって重要であり、お客様の個人データの収集および取り扱いに関する当社の慣行をご理解いただきたいと思います。本プライバシーポリシーでは、これらの慣行について説明します。
1. どのような目的で、どのような法的根拠に基づいて、お客様のデータを処理するのか？
当社は、以下の目的のために、当社の（潜在的な）ビジネスパートナーおよびその代理人の個人情報を取り扱います：
- 潜在的なビジネス・パートナー（リード）を特定し、ビジネス関係の確立を目的とした最初の接触を含め、ビジネス関係を開始する。
- ビジネスパートナーの特定
- 法的義務履行のためのコンプライアンス・スクリーニングの実施（制裁リスト・チェックなど）
- 契約前コミュニケーション、オファーとコスト見積もりの作成など、契約前対策の実施。
- 顧客の信用度を評価し、顧客の与信限度額を設定・監視する。
- 契約上の連絡、サービスの交換、請求書発行、支払処理など、ビジネスパートナーとの契約の履行
- 契約上および法律上、特に商法および税法上の保管義務を履行するための適切な会計処理および保管
- 当社の親会社が法的義務を遵守するための情報転送
- 法的請求の主張、行使、または弁護のための証拠としての保管
- 法的請求の主張、行使または防御（外部の弁護士との協力または当社グループ会社による支援を含む
- 法的義務履行のための外部税務アドバイザーおよび／または監査人との協力
- 法的義務を果たすための監督当局、裁判所、その他の公的機関との協力
- ビジネス・パートナーへの情報提供、ビジネス・パートナーとの関係維持、ビジネス・パートナーのニーズや希望に合ったサービスの提供など、ビジネス・リレーションシップの管理
- 法的義務の遵守を確実にするための、データ保護に準拠した個人データの削除、破棄、匿名化
2. どのカテゴリの個人データが処理されるのか？
当社は、以下の種類の個人情報を取り扱いますが、もちろん、上記の目的に必要な範囲に限られます：
- リードデータ（例潜在的なビジネスパートナーの会社、業種、名前、機能およびビジネス連絡先データ)
- マスターデータ（例．マスターデータ（例：会社、業種、登録番号、VAT識別番号、ビジネスパートナーのビジネス識別番号）
- 識別データ（例：ビジネスパートナーの実質的所有者の詳細）
- 連絡先の詳細（例．ビジネスパートナーの担当者の氏名、職位、業務上の連絡先など）
- 銀行詳細（例：口座名義人、銀行機関、ビジネスパートナーのIBAN、BIC）
- コミュニケーションデータ（例．業務連絡の内容、業務連絡の状況など）
- 信用評価データ（例：信用機関が提供する信用報告書）
- 契約データ（契約書類のデータなど）
- 請求書データ（例：請求日、請求金額、請求項目）
- 支払いデータ（例：支払い日、支払い金額）
- ログデータ（例：アポイントメントやミーティングの業務内容に関するログデータ）
- 分析データ（例：企業の事業構造を分析したデータなど）
- 調査データ（例．取引関係に関する自主的な評価のためのアンケートへの回答）
3. 私の個人情報は国際的に、また外部の個人または組織に転送されるのですか？
上記の目的に必要な範囲に限り、以下の受信者は当社から個人データを受け取ります：
- ウェストレイクおよびウェストレイクの関連会社。ウエストレイクおよびその関連会社は、その多くが国際企業である顧客のニーズに応えるため、マトリックス組織として運営されており、異なるウエストレイク会社間、特にウエストレイク・コーポレーションおよび米国のウエストレイク関連会社との間で情報交換が必要となる場合があります。
- 本通知において、「Westlake」および「Westlake関連会社」とは、(i) Westlake Corporation (ii) Westlake Corporationが現在または将来において直接または間接的に50％以上の持分を所有または支配し、議決権を有し、または取締役もしくは機能的に同等な者（以下、「関連会社」）を任命する会社またはパートナーシップ、またはWestlake CorporationもしくはWestlake関連会社が日常的な経営支配権を有する合弁会社を指します。
- 当社グループ外の当社と協力関係にある企業およびサービスプロバイダー
- 本人確認サービス・プロバイダー
- 配送業者
- 請求・支払処理サービス・プロバイダー
- 会計サービス・プロバイダー
- アーカイブ・サービス・プロバイダー
- 廃棄物処理業者
- 調査サービスプロバイダー
- 署名サービス・プロバイダー
- 信用調査機関
- 裁判所
- 弁護士
- 税理士
- 公認会計士
- 規制当局およびその他の公的機関
第3章で説明したように、ウェストレイクとその子会社（）は、マトリックス組織構造の下で運営されている。3 に説明されているように、Westlake およびその子会社 は、マトリックス組織構造のもとで運営されており、従業員は、業務上およびその他のビジネス上の目的のために、国際的な場所にいる同僚、マネージャー、およびシニアリーダーと調整し、相互作用することが期待されています。当社は、Westlake CorporationおよびWestlake関連会社と、適用法に従ってお客様の個人データを保護するための契約上の約束を締結しています。当社は、Westlake および Westlake 関連会社とともに、厳格なプライバシーおよびセキュリティ慣行の維持に努めています。
これらの外部企業または当事者が米国など日本以外の第三国に所在する場合、当社はお客様の個人データがデータ保護に関する原則に従って処理されることを保証します。米国への個人データの移転に関する保護レベルは、データ移転に関する契約上の約束を定めることにより保証されます。[email protected] にご請求いただければ、これらの保証の写しを提供いたします。
4. 個人情報はいつまで保存されますか？
原則として、個人データは上記の目的を達成するために必要な期間のみ保存します。データの種類によっては、当社がデータを収集した実際の処理目的がすでに達成された場合であっても、データの保持を必要とする法的な保持義務が存在する場合があります。
5. 個人情報に関する権利について教えてください。
Akishimaは、収集した個人情報の更新、訂正、削除を求める権利を行使することができます。当社は、個人情報を保護するために適切な措置を講じるとともに、ご要望にお応えできない場合は、その旨およびご要望にお応えできない技術的その他の要因について、情報主体に通知します。
法的に保護されたプライバシーの権利を行使するには、Westlakeの担当者に連絡するか、次のアドレスに電子メールを送信してください：[email protected]。